De vakantiedagen kunnen op twee manieren worden bepaald. Enerzijds kan u als werkgever ervoor kiezen een collectieve sluiting te houden, anders zal het op individuele wijze moeten gebeuren waarbij u en de werknemer(s) tot een akkoord moeten komen over wanneer het jaarlijks (hoofd)verlof wordt opgenomen.

De data van de collectieve sluiting vloeit voort uit de beslissing van de ondernemingsraad, of bij gebrek hieraan, door een akkoord te vinden met de vakbondsafvaardiging of werknemers. Deze data moet worden vastgelegd in het arbeidsreglement, en eens deze data zijn vastgelegd moet u hiervan een kopie versturen aan de werknemers. Deze collectieve vakantie is vastgelegd voor het voltallige personeel van de onderneming en kan dus ook niet van afgestapt worden.

Verder kunnen de vakantiedagen individueel bepaald worden tussen werkgever en werknemer. Dit moet altijd onderling overlegd worden. Zo kan u uw werknemer(s) niet opleggen om zijn/haar vakantiedagen op te nemen of kan de werknemer niet van zichzelf beslissen dat hij/zij volgende week op vakantie gaat voor een week. De werknemer zal zich moeten houden aan de vooropgestelde procedure die vooraf gaat aan het aanvragen van vakantiedagen.

Het is dan ook aangeraden om deze procedure te vermelden in het arbeidsreglement zodat werknemers weten wanneer ze hun (hoofd)verlof moeten aanvragen. Om problemen te vermijden kan u ook een schriftelijk (non-)akkoord geven.