Privacybeleid

Wat

Assistenza verzamelt, verwerkt en bewaart in de uitvoering van onze kernactiviteit persoonsgegevens. Onze kernactiviteit is het uitvoeren van loonadministratie als sociale dienstverlener. We zijn ervan overtuigd dat de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van klanten van essentieel belang is en, daar waar wij uw persoonsgegevens verwerken, doen wij dit zoals voorgeschreven in de Europese verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens.

Uw hoedanigheid

U bent als bedrijf aangesloten bij Assistenza voor de verwerking van uw loonadministratie: Assistenza treedt op als verwerker/“data-processor” van persoonsgegevens van uw werknemers waarvan u de verwerkingsverantwoordelijke bent. U bent medewerker van een bedrijf dat beroep doet op Assistenza voor haar loonadministratie: U bent degene wiens persoonsgegevens worden verwerkt door Assistenza (verwerker) in opdracht van uw werkgever (verwerkingsverantwoordelijke).

Wettelijke grondslag

De hierna opgesomde persoonsgegevens verwerken wij louter met oog op het uitvoeren van loonadministratie en alle daaraan verbonden wettelijke of contractuele verplichtingen. De persoonsgegevens die wij verzamelen dienen enkel voor deze doeleinden. We beperken onze verzameling van uw persoonlijke gegevens tot een minimum hoeveelheid dewelke nodig is voor onze bedrijfsvoering.

Welke gegegevens

Assistenza verwerkt de volgende persoonsgegevens: • naam, geslacht, geboortedatum • volledig adres • fiscale gezinstoestand • rijksregisternummer • bankrekening • contactgegevens: telefoon, e-mailadres Aan deze basisgegevens worden diverse gegevens gekoppeld die noodzakelijk zijn om een loonadministratie te voeren, zoals loon- en prestatiegegevens, contractuele voorwaarden, statuut e.d..

Gebruik van gegevens

Het doel van onze verwerking is het uitvoeren van de loonadministratie met alle wettelijke verplichtingen die daaraan gekoppeld zijn. De gegevens worden niet verwerkt met oog op profilering. Om gevolg te geven aan geldende wettelijke verplichtingen worden op regelmatige wijze ook gegevens aan derden overgemaakt: • diverse aangiftecircuits in de sociale zekerheid (DIMONA, DMFA, ASR e.d.) gericht aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid en aanverwante diensten zoals sociale fondsen; • diverse aangiftecircuits in de fiscaliteit gericht aan de FOD Financiën; • bankinstellingen met oog op betaling van loon; • leveranciers van maaltijdcheques, ecocheques;

Wijze van verzamelen

Verschillende persoonsgegevens worden op rechtstreekse wijze verzameld: oa. standaardidentificatiegegevens zoals hierboven vermeld. Deze gegevens worden rechtstreeks verkregen door het invullen van documenten, het elektronisch of telefonisch meedelen, of via koppeling met databanken van de overheid. Andere persoonsgegevens worden ook onrechtstreeks verzameld: Het kan hierbij gaan om publieke gegevens die onderworpen zijn aan publicatieplicht of gegevens die door de betrokkene zelf publiekelijk zijn gemaakt.

Opslag van gegevens

De vermelde persoonsgegevens worden fysiek opgeslagen op eigen infrastructuur van Assistenza op Belgisch grondgebied. In grote mate is deze opslag digitaal, in mindere mate zijn er ook fysieke data (o.a. klasseermappen e.d.). De opslag digitaal gebeurt eveneens met een back-up, deze gegevens zijn opgeslagen in Ierland en Nederland. Er worden back-ups gemaakt van de gegevens waarover Assistenza beschikt, waartoe ook Salar VZW (wettig erkend sociaal secretariaat nr. 950 gevestigd te Turnhoutsebaan 190, 2460 Kasterlee) toegang heeft. Het gebruik van deze persoonsgegevens door Salar VZW wordt beperkt tot hetgeen uitdrukkelijk vereist is tot uitvoering van de opdracht die Assistenza aan Salar VZW geeft in het kader van de uitoefening van de overeenkomst die Assistenza heeft met de klant. Salar bewaart deze gegevens niet langer dan nodig. Deze termijnen zijn hetzij wettelijk bepaald, hetzij overeengekomen in de verwerkersovereenkomst met de verantwoordelijke van de data.

Digitale communicatie

De aangesloten bedrijven kunnen een nieuwsbrief van ons ontvangen. Mocht u deze nieuwsbrief niet wensen te ontvangen, staat het u vrij om een andere verantwoordelijke binnen uw bedrijf aan te stellen die deze wettelijke informatie kan ontvangen.

Rechten

U hebt het recht om inzage te verkrijgen over welke gegevens wij van u verwerken. U hebt het recht om uw persoonlijke gegevens te wijzigen of te verbeteren. Er is geen recht om wettelijk verwerkte gegevens te wijzigen, zoals loon- en prestatiegegevens. Het recht om gegevens te laten wissen, over te dragen of de verwerking ervan te beperken kan slechts in zeer beperkte mate uitgeoefend worden daar de gegevens die Assistenza van u bezit, verwerkt worden in het kader van een wettelijke verplichting en Assistenza deze niet kan wissen, overdragen of de verwerking ervan beperken.

Klachtenbehandeling

Indien u een klacht heeft over de verwerking van persoonsgegevens door Assistenza, neemt u contact op met Steffie Janssens via info@assistenza.be of schriftelijk naar Kapellei 89 B2 – 2980 Zoersel. Wij zullen uw klacht bekijken en samenwerken met u om de zaak op te lossen. Indien u nog steeds van oordeel bent dat uw persoonsgegevens niet juist zijn behandeld conform de wettelijke verplichtingen, neemt u contact op met de Gegevensbeschermingsautoriteit – Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, T: 0032 (0)2 274 48 00 of contact@apd-gba.be en kan u daar een klacht indienen.